Le mail est parmi les fléaux de ces 10 dernières années.

L’avénement des réunions virtuelles, des messageries instantanées et autres outils collaboratifs n’a pas diminué le flux incessant de mails. Un manager reçoit en moyenne 86 mails chaque jour et il est facile de se laisser déborder.

Voici les 4 tips que j’utilise pour mon organisation et ma gestion des e-mails.

TIP 1: J’utilise seulement 3 répertoires

Je vois tous le temps mes interlocuteurs passer des heures à trier, rechercher, classer et perdre les emails reçus.

– Archive

– A voir avec/En attente de

– Projets

Tip 2: J’automatise

– J’ai créé un bouton qui place en archive le mail actuel que je veux garder. Ensuite j’utilise la fonction archivage automatique d’Outlook pour déplacer ces mails dans un fichier de sauvegarde chaque semaine.

– Je reçois un grand nombre de mails demandant une action identique, comme valider des commandes par exemple. J’ai donc créé un bouton « Répondre commandes validées » qui lorsque je clique dessus, réponds aux expéditeurs que la commande est validée et archive le mail pour usage futur.

– Je me mets en copie de message dont j’attend une réponse. J’ai ensuite créé une règle qui place mes messages ou je suis en copie dans le répertoire « En Attente De »

Tip 3 : Je traite mes mails par paquets

Je traite mes emails par paquets de 25-30 minutes 2 à 3 fois par jour

En travaillant par « batch » je donne le signal à mon cerveau qu’on est en mode mail, et de mettre de côté le reste des distractions.

Tip4 : Je garde les éléments pour mes 1à1

C’est double détente avec ce tip.

Tu n’assommes pas ton collaborateur de mails toute la semaine sauf urgence et tu nourris ce que tu auras à dire lors de votre RDV hebdo.

Pour conclure

Il ne manque pas grand chose pour que le mail redevienne un moyen de communication utile en entreprise.

Il suffit que toi aussi tu prennes quelques petites actions pour éduquer autour de toi.

Les liens de l’épisode

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Crédit Audio

Musique composée avec ❤️ par Didier Decle : https://www.didier-decle.fr/