Pour réaliser tout ce que vous êtes capable de réaliser et pour pouvoir vous concentrer sur les quelques tâches qui peuvent le plus contribuer à votre vie et à votre travail, vous devez devenir excellent en délégation efficace.
Que vous soyez patron ou employé, c’est une clé universelle du succès. Vous devez continuellement rechercher des moyens d’externaliser, de déléguer à des taux horaire inférieurs à celui que vous souhaitez gagner.
Il existe plusieurs façons de devenir plus efficace dans la délégation et l’externalisation, ou dans l’embauche d’autres personnes pour effectuer une partie de votre travail afin que vous puissiez faire les parties de votre travail qui rapportent le plus.
Quand devez vous déléguer?
Pour que les tâches déléguées soient efficaces, vous devez d’abord considérer ces questions :
1 – A ma place ?
Posez vous cette question « Qui peut faire ce travail à ma place ? » N’oubliez pas que vous devez déléguer tout ce qui est possible afin d’avoir suffisamment de temps pour faire les quelques choses les plus importantes.
2 – Mieux que moi ?
Vous devriez ensuite vous demander : « Qui peut faire ce travail mieux que moi ? » L’une des caractéristiques des entrepreneurs et managers efficaces ou des leaders qui réussissent est qu’ils ont la capacité de trouver des personnes qui leur sont supérieures dans des tâches spécifiques. Vous devriez continuellement rechercher des personnes capables de faire certaines parties de votre travail mieux que vous.
3 – A un coût moindre?
Évaluez le travail et demandez : « Qui peut faire ce travail à moindre coût que moi ? » De nombreuses entreprises et particuliers constatent qu’ils peuvent sous-traiter la majeure partie de leurs opérations à des entreprises spécialisées dans ce domaine.
Les entreprises qui se spécialisent dans une fonction particulière peuvent généralement faire le travail moins cher et plus rapidement qu’une entreprise qui le fait dans le cadre de ses autres activités.
En tant qu’entrepreneur, la clé est dans les freelances afin de trouver une main d’oeuvre super qualifiée pour les tâches qui vous sont rébarbatives. J’en parle d’ailleurs dans ma Form’Action Délégation Facile.
4 – Est ce éliminable?
Demandez-vous ainsi qu’aux autres : « Est-ce que cette activité peut être complètement éliminée ? Que se passerait-il si le travail n’était pas fait du tout ? De nombreuses tâches et activités routinières dans une entreprise ou dans certaines activités pourraient être assez facilement éliminées sans perte de productivité et sans augmentation de l’inefficacité.
Il est étonnant de voir combien d’activités se déroulent dans le business et la vie privée qui pourraient être assez facilement interrompues complètement, sans perte ni inconvénient pour qui que ce soit. L’élimination de ces opportunités pour une efficacité accrue peut augmenter considérablement les ventes et la rentabilité d’une organisation ou d’un service.
Suivez ces six étapes pour déléguer efficacement les tâches
Pour déléguer efficacement dans votre travail avec les autres, vous pouvez suivre six étapes. Si vous négligez l’une de ces étapes, vous courez le risque d’une mauvaise communication, de malentendus, de démoralisation et de mauvaise performance.
Etape 1: Associez la personne au poste
L’une des grandes pertes de temps dans le monde du travail est de déléguer la tâche à la mauvaise personne. Souvent, la tâche est déléguée à une personne qui n’est pas capable de la faire correctement ou de la faire dans les délais.
Le seul indicateur précis de la performance future est la performance passée. La règle est de ne jamais déléguer une tâche importante à une personne qui n’a pas effectué cette tâche de manière satisfaisante dans le passé. Il est injuste de s’attendre à ce qu’une personne qui n’a jamais fait de travail auparavant accomplisse un niveau de qualité suffisant lorsqu’elle se voit confier le travail pour la première fois.
Etape 2: Mettez-vous d’accord sur ce qui doit être fait
Une fois que vous avez sélectionné la bonne personne pour la tâche à accomplir, prenez le temps de discuter du poste avec cette personne et de vous mettre d’accord sur ce qui doit être fait. Plus vous prenez de temps pour discuter et vous mettre d’accord sur le résultat final ou l’objectif, et obtenir une clarté absolue, plus le travail sera fait rapidement une fois que la personne commencera.
Etape 3: Expliquez comment le travail doit être fait
Expliquez à la personne votre approche ou méthode de travail préférée. Expliquez comment vous voudriez que le travail soit fait et comment vous ou quelqu’un d’autre l’avez fait avec succès dans le passé.
L’utilisation de Procédures Opérationnelles de Délégation Standardisées (PODS) vous permettra de coucher noir sur blanc de façon textuelle et/ou vidéo le niveau de qualité et de réalisation attendus.
Etape 4: Demandez-lui un feedback par reformulation
Demandez à la personne de vous transmettre vos instructions dans ses propres mots. Demandez-lui de vous expliquer ce que vous venez d’expliquer et sur lequel vous vous êtes mis d’accord. Vous vous assurerez ansi que l’autre personne comprend réellement le travail ou la mission confié.
Etape 5: Fixez une date limite
Fixez une date limite et un calendrier pour l’achèvement de la tâche. Dans le même temps, organisez des rapports réguliers et une inspection périodique. Cela vous permettra de suivre la réalisation et d’éviter problèmes et dérapages temporels.
Etape 6: Gérer par exception
La gestion par exception est un puissant outil de gestion du temps que vous pouvez utiliser pour travailler plus efficacement avec d’autres personnes.
Si le travail est en bonne voie et dans les délais, la gestion par exception signifie que la personne n’a pas à vous rendre compte. Si vous n’avez pas de ses nouvelles, vous pouvez supposer que tout va bien. L’individu n’a qu’à vous faire rapport lorsqu’un soucis se produit et qu’il y a un problème pour faire le travail à temps, au niveau de qualité convenu.
Cette 6e étape nécessite d’avoir une maturité dans la relation et une confiance déjà en place (et nourrie à intervalle régulier).
Conclusion
Déléguer reste et restera l’une des façons les plus optimales pour VOUS dégager du temps. C’est un process qui se travaille et qui nécessite d’investir un peu de temps au départ.
C’est également un vecteur fort pour intéresser vos collaborateurs ou prestataires.